Arkivarie på Skellefteå Kraft
Vad har ni för projekt på gång på ert arkiv på Skellefteå Kraft?
Arbetet med att skapa ett processorienterat e-arkiv startades i och med min anställning hösten 2008. Till att börja med kartlade vi våra behov, vad behövde vi för att uppfylla de krav som lagstiftningen ställde på oss och vad vi själva hade för krav i form av sökbarhet etc? Sedan undersökte jag om de krav vi hade gick att uppfylla med det ”dokumenthanteringssystem” (Hummingbird DM6) vi redan hade.
Jag kom fram till att det inte gick att uppfylla kraven med DM6, och ville därför skaffa ett nytt system. IT-avdelningen önskade ha kvar DM6 vilket de också fick, och vilket i sin tur innebar att vi fick gå ut och upphandla ett e-arkiv med den förutsättningen att DM6 var vårt dokumenthanteringssystem.
Upphandlingen genomfördes med Platina som vinnande anbud. Systemet togs i drift till sommaren 2011 och nu håller vi på att ansluta verksamheterna till e-arkivet, vilket i praktiken innebär att de ska leverera överenskomna handlingsslag till arkivet. Målsättningen är att få med hela verksamheten till sommaren 2012.
Vilka problem har ni stött på i ert arbete?
Problemen, förutom att IT-avdelningen lyckades få behålla ”sitt” dokumenthanteringssystem, har varit ett generellt ointresse från såväl företagsledningen som verksamheten i stort.
Det finns, generellt sett hos kommunala aktiebolag ett stort behov av pedagogiskt arbete för att förklara både verksamhetsnyttan med ett e-arkiv och den lagstiftning som styr hanteringen av våra allmänna handlingar.
Vad har du för tips för att få med sig hela organisationen och framför allt ledningen i arbetet?
Det är att ligga på så mycket som möjligt och berätta vad arkiv är för någonting och att skapa ett intresse för arkiv- och informationsvetenskapen som ämne. Se dig själv som läraren som måste få med sig eleverna på tåget. Likaväl som det är lärarens ansvar att få med sig eleverna, så är det ditt ansvar som arkivarie att skapa intresse och få de övriga i organisationen att förstå värdet av arkivet.
Hos oss har vi bland annat bloggat på vårt Intranät i syfte att göra reklam för arkivet som begrepp. Det handlar om att fokusera på verksamhetsnyttan och hitta konkreta situationer där man kan visa att arkivet utgör ett värde.
Vad anser du blev särskilt lyckat?
Det som blev mest lyckat är att vi i alla fall har rutiner och ett bra IT-stöd för ett processorienterat e-arkiv. En riktigt ”hit” blev den inbyggda och interagerande dokumenthanteringsplanen (DHP). Det enda som egentligen krävs är att de anställda verkligen gör som de blir instruerade, vilket inte alls är säkert.
Vad har du för praktiska råd till de organisationer som ska implementera ett e-arkiv?
Vad beträffar processorienteringen är det viktigt att inte låta verksamheterna själva ta sig an processindelningen. Om de överhuvudtaget blir klara så blir det antingen för grunt eller för detaljerat. (Inom Skellefteå kommun definierade exempelvis socialförvaltningen över 200 processer, medan stadsbyggnadsförvaltningen bara angav 5 st.) Föreslå istället processer på en lagom nivå, det brukar oftast accepteras av verksamheterna.
Om det finns något gammalt system som inte håller måttet, försök att bli av med det och ersätt det med ett system som täcker upp både ”dokumenthantering och arkiv”.
Försök också att samla ”dokumenthantering och arkiv” (eller som vi föredrar att kalla det – informationsförvaltning) under ett ansvarsområde. Med konkurrerande verksamheter fungerar det inte. Fokusera mer på verksamhetsnyttan med ett e-arkiv än på det tvång som lagstiftningen innebär.
Du har varit med som talare och deltagare på Arkivforum flera gånger. Varför väljer du att delta igen i mars?
Jag anser att det är en väldigt bra konferens med aktuella ämnen och intressanta talare. När jag deltagit tidigare på Arkivforum, så har jag alltid fått praktiska tips som jag kunnat ta hem och applicera på mitt arbete. Jag hoppas att få det denna gång också. En annan stor nytta är att få träffa kollegor och leverantör. Det är väldigt viktigt att det finns möjlighet att träffa varandra och utbyta erfarenheter, vilket Arkivforum är en utmärkt plattform till.
Vad har du för förväntningar på Arkivforum 28-29 mars 2012?
Framför allt att få lyssna på den internationellt kända experten Raivo Ruusalepp. Det har jag sett fram emot länge. Jag har inte heller varit med på Cecilia Magnusson Sjöbergs kurs tidigare, så det ska bli väldigt lärorikt att fördjupa sig i juridiken kring elektronisk informationshantering.
Stort tack för intervjun Lars! Vi ses på Arkivforum i mars!