Vet du vilka nyheter som redan påverkar ditt dagliga arbete med arkiv? Tror du fortfarande att arkivering bara handlar om pärmar, hyllmeter och dammiga källarutrymmen? Mycket har hänt på kort tid, och den som inte håller sig uppdaterad riskerar att halka efter i en bransch som utvecklas snabbt. De senaste nyheterna inom arkiv handlar om hur artificiell intelligens förändrar arbetet, hur antalet kommuner med e-arkiv har vuxit kraftigt, och hur Statens Servicecenter bygger en gemensam e-arkivtjänst tillsammans med Riksarkivet. Samtidigt blir mognadsmodeller ett allt viktigare verktyg för att styra kvaliteten i arkivarbetet. I den här artikeln går vi igenom vad som verkligen händer just nu inom arkiv och informationshantering, vilka kompetenser som efterfrågas, och var du kan hålla dig uppdaterad genom nätverk som Arkivforum, en etablerad mötesplats för arkivfrågor i Sverige.
Viktiga insikter i korthet
Här är de viktigaste nyheterna du bör ha koll på innan du läser vidare.
AI skapar ett paradigmskifte för hela arkivfunktionen, från sökbarhet till analys av stora datamängder.
Antalet kommuner med e-arkiv har vuxit från cirka 99 till över 130 på kort tid.
Statens Servicecenters gemensamma e-arkivtjänst får brett stöd bland statliga myndigheter.
Mognadsmodeller används alltmer för att styra och kvalitetssäkra arkivarbetet.
Arkivforum fungerar som en nationell mötesplats för uppdaterad kunskap inom branschen.
In this article
- Hur förändrar AI arbetet med arkiv?
- Vad händer med e-arkiv i Sveriges kommuner?
- Vilka regelverk och mognadsmodeller styr utvecklingen?
- Var hittar man de senaste nyheterna och nätverket inom arkiv?
- Slutsats
- Vanliga frågor
- Källor
Hur förändrar AI arbetet med arkiv?
Artificiell intelligens är just nu den enskilt största nyheten inom arkiv och informationshantering, och Riksarkivet pekar själva ut AI som ett paradigmskifte för hela branschen. Tekniken förändrar hur arkivmaterial tillgängliggörs, återanvänds och analyseras, vilket öppnar nya möjligheter för både myndigheter och forskare. Istället för att bara lagra handlingar kan AI-baserade verktyg läsa av stora mängder digitalt material, hitta mönster och koppla samman information som annars hade tagit arkivarier veckor att gå igenom för hand. Riksarkivet lyfter fram att detta inte bara handlar om effektivitet inom den egna myndigheten, utan om att skapa nya sätt att återanvända arkivdata för kunskap och innovation i hela samhället.
Samtidigt väcker utvecklingen nya frågor om källkritik, sekretess och kvalitetssäkring, eftersom AI-genererade sammanfattningar eller sökresultat måste kunna granskas och förstås av både arkivarier och allmänheten. För kommuner, regioner och statliga myndigheter innebär detta att arkivfunktionen inte längre bara är en stödfunktion i bakgrunden, utan en del av organisationens digitala strategi. Den som arbetar med arkiv idag behöver därför förstå grunderna i hur AI-verktyg fungerar, vilka begränsningar de har, och hur de kan kombineras med etablerade principer om god arkivskick.
Vilka nya kompetenser krävs?
Den nya tekniken kräver att arkivpersonal breddar sin kompetens bortom traditionell dokumenthantering. Metodkunskap kring dataanalys, grundläggande förståelse för AI-verktyg och förmåga att bedöma källkritik i digitala miljöer blir allt viktigare. Arkivforum möter detta behov genom kursen "AI och arkiv" med Andrew Tutt-Wixner, som ger arkivarier och informationsförvaltare konkreta verktyg för att hantera utvecklingen i vardagen.
Vad händer med e-arkiv i Sveriges kommuner?
E-arkiv växer snabbt i den svenska kommunsektorn, och antalet kommuner som infört ett e-arkiv har ökat från 99 kommuner har e-arkiv till över 130 på relativt kort tid. Den utvecklingen visar att digitalisering av arkiv inte längre är ett undantag utan på väg att bli standard för hur kommuner hanterar sin informationsförvaltning. Flera kommuner har redan delat sina erfarenheter öppet för att hjälpa andra komma igång snabbare.
Gävle kommun har presenterat projektet "Framtidens arkiv", som handlar om strategier för digital långtidslagring och hur man bygger en hållbar arkivfunktion.
Forshaga kommun genomförde en förstudie som, i en uppsats kallad "Fjärilen i källaren", visade att kommuner ofta har en positiv grundinställning till e-arkiv även när den tekniska kompetensen saknas internt.
Det är en viktig lärdom, eftersom resursbrist annars ofta beskrivs som det största hindret för mindre kommuner. Genom att dela erfarenheter mellan organisationer, i stället för att varje kommun ska lösa samma problem på egen hand, kan tillväxttakten hållas uppe även där budgeten är begränsad. Trenden pekar mot att e-arkiv inom några år blir en självklar del av kommunal arkivverksamhet snarare än ett pilotprojekt för ett fåtal föregångare.
Statens Servicecenters gemensamma e-arkivtjänst
Statens Servicecenter bygger just nu en Statens Servicecenters e-arkiv för statliga myndigheter, i nära samverkan med Riksarkivet. Av 147 tillfrågade myndigheter har rapport om framgång för att ansluta sig, vilket pekar mot en skalbar och kostnadseffektiv lösning för hela staten. Energimyndigheten nämns som pilotmyndighet och har redan förberett sig inför anslutning till tjänsten.
Vilka regelverk och mognadsmodeller styr utvecklingen?
Regelverk och mognadsmodeller sätter ramarna för hur snabbt och på vilket sätt arkiv kan digitaliseras i Sverige. Riksarkivets mognadsmodell används alltmer som ett styrmedel för intern kontroll, där myndigheter och kommuner kan mäta kvaliteten i sitt arkivarbete och identifiera konkreta förbättringsområden. Modellen gör det möjligt att jämföra sig över tid och sätta realistiska mål för utvecklingen av arkivfunktionen, i stället för att digitaliseringen sker på måfå.
Samtidigt kräver den digital informationsförvaltning fortsatt bevakning av flera lagar som styr vad som får göras med informationen:
Dataskyddsförordningen ställer krav på hur personuppgifter i arkivmaterial hanteras.
Offentlighetsprincipen och offentlighets- och sekretesslagen reglerar vad som ska vara tillgängligt för allmänheten och vad som måste skyddas.
Arkivansvariga måste därför balansera öppenhet med sekretess varje gång nya digitala system eller sökfunktioner införs, vilket gör juridiken inom arkivering lika viktig som teknisk förmåga i dagens arkivarbete.
Processorienterad arkivredovisning – fortfarande aktuell
Verksamhetsbaserad, eller processorienterad, arkivredovisning har diskuterats inom branschen sedan tidigt 2010-tal, men metodiken är fortfarande central idag. Den innebär att handlingar klassificeras utifrån organisationens processer och funktioner i stället för enbart ämne eller avdelning. Denna struktur gör det enklare för myndigheter att koppla samman sina digitala system och informationsförvaltning med en konsekvent och långsiktigt hållbar arkivstruktur.
Var hittar man de senaste nyheterna och nätverket inom arkiv?
Den som vill hålla sig uppdaterad om nyheter inom arkiv och informationshantering behöver en samlad källa i stället för att leta i spridda rapporter och myndighetswebbplatser. Arkivforum har arrangerats i över tio år och samlar branschens ledande aktörer, med den tidigare konferenser hållen 17–18 mars 2026. Mötesplatsen fyller en viktig funktion för arkivarier som ofta arbetar ensamma i sina organisationer och sällan möter kollegor från andra kommuner eller myndigheter.
Plattformen erbjuder även kurser, artiklar och intervjuer med experter från bland annat Riksarkivet och Statens Servicecenter, samt utmärkelsen Årets Arkiv, som 2022 gick till Hälsinglands museum. Arkivchefen intervju med William Försth har beskrivit mötesplatsen så här:
"Arkivforum är ett lysande tillfälle till att träffa kollegor från hela landet på en nationell svensk arena. Arkivforum är ett mycket uppskattat och bra initiativ!" — William Försth, arkivchef, Göteborgs stadsbyggnadsarkiv
Slutsats
De senaste nyheterna inom arkiv visar en bransch i snabb förändring. AI omformar hur information tillgängliggörs och analyseras, antalet kommuner med e-arkiv fortsätter att växa, och Statens Servicecenter bygger en nationell lösning tillsammans med Riksarkivet. Samtidigt blir mognadsmodeller och juridisk kompetens allt viktigare för att hålla kvaliteten uppe när arbetet digitaliseras.
Ingen arkivarie eller informationsförvaltare behöver hantera denna utveckling på egen hand. Genom att delta i Arkivforums konferenser och kurser kan du dra nytta av andras erfarenheter i stället för att själv lösa samma problem från grunden, och på så sätt hålla din organisation steget före i arkivarbetet.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan ett traditionellt arkiv och ett e-arkiv?
Ett traditionellt arkiv förvarar fysiska handlingar som papper, medan ett e-arkiv är ett digitalt system byggt för att långsiktigt bevara digitala dokument och data. E-arkiv ger snabbare sökning, mindre behov av fysiskt lagringsutrymme och gör det enklare att koppla samman information med andra IT-system, vilket är en stor fördel för kommuner som digitaliserar sin arkivverksamhet.
Hur påverkar GDPR arkivering av personuppgifter?
GDPR kräver att personuppgifter i arkivmaterial lagras säkert och endast hanteras för tydligt angivna ändamål. Arkivansvariga måste balansera kravet på bevarande, som ofta följer av arkivlagen, med individers rättigheter enligt dataskyddsförordningen, till exempel rätten att få veta vilka uppgifter som finns sparade. Detta gör juridisk kompetens lika viktig som teknisk kunskap i det dagliga arkivarbetet.
Vilka myndigheter driver digitaliseringen av arkiv i Sverige?
Riksarkivet och Statens Servicecenter är två centrala aktörer. Riksarkivet ansvarar för standarder, vägledning och tillsyn av god arkivskick, medan Statens Servicecenter bygger en gemensam e-arkivtjänst som flera statliga myndigheter redan visat intresse för att ansluta sig till.
Hur kan mindre kommuner med begränsade resurser komma igång med e-arkiv?
Mindre kommuner kan dra nytta av befintliga ramavtal och färdiga lösningar i stället för att upphandla allt från grunden, vilket sänker både kostnad och tidsåtgång. Att delta i kunskapsutbyte genom nätverk som nätverket gör det också möjligt att lära av kommuner som redan infört e-arkiv.
Vad innebär Riksarkivets mognadsmodell i praktiken?
Mognadsmodellen är ett verktyg som mäter kvaliteten i en organisations arkivarbete inom olika områden. Den hjälper arkivansvariga att identifiera svaga punkter och sätta konkreta mål för att successivt utbildning för arkivarier.
Källor
Denna artikel bygger på allmänt tillgänglig information från Riksarkivet, Statens Servicecenter och arkivforum.se, samt på svensk lagstiftning som Arkivlagen (2018:1338), Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och Dataskyddsförordningen (GDPR).