Varför halkar så många arkivorganisationer fortfarande efter i digitaliseringen, trots att över 130 svenska kommuner redan infört e-arkiv? Och varför känns det ibland som att reglerna för arkivering ändras snabbare än organisationer hinner anpassa sig?
Svaret ligger i tre saker som händer parallellt just nu. Artificiell intelligens öppnar nya möjligheter för hur arkivinformation kan sökas fram och analyseras. Samtidigt sprider sig metoden Arkivering by Design som ett sätt att bygga hållbarhet direkt in i nya system, och stora myndighetsgemensamma satsningar som ENA och Statens Servicecenters e-arkiv formar hur kommuner och myndigheter samarbetar kring informationshantering.
Reglerna kring digital informationsförvaltning, som beskrivs närmare i juridiken inom arkivering i en digital vardag, förändras parallellt med att AI-utvecklingen och nya infrastruktursatsningar formar hur långt kommunerna faktiskt kommit. Läs vidare för att förstå vad som faktiskt förändras och vad det betyder för ditt eget arbete som arkivarie eller informationsförvaltare.
Key Takeaways
AI skapar nya möjligheter för arkivsektorn genom att göra information lättare att tillgängliggöra, återanvända och analysera, enligt Riksarkivet.
Arkivering by Design (AbD) blir ett proaktivt verktyg som bygger in hållbarhet och tillgänglighet redan i systemdesignen.
ENA är en ny digital infrastruktur som tolv myndigheter tillsammans etablerat för säkrare informationshantering.
Statens Servicecenters myndighetsgemensamma e-arkiv har väckt stort intresse, med 122 av 147 tillfrågade myndigheter som övervägt anslutning.
In this article
- Vad händer just nu inom AI och arkivering?
- Vad innebär Arkivering by Design och varför är det aktuellt nu?
- Vilka nya digitala infrastruktursatsningar påverkar arkivbranschen?
- Hur ligger kommuner och myndigheter i digitaliseringen av arkiv?
- Sammanfattningsvis
- Vanliga frågor
Vad händer just nu inom AI och arkivering?
Den mest omtalade nyheten inom arkivering just nu handlar om artificiell intelligens och hur tekniken påverkar hela sektorn. Riksarkivet pekar ut AI som en möjlighet att tillgängliggöra, återanvända och analysera arkivinformation på sätt som tidigare krävt alltför mycket manuellt arbete. Det handlar inte om att ersätta arkivarier, utan om att ge dem verktyg som frigör tid för mer kvalificerade uppgifter, som informationsvärdering och gallringsbeslut.
Branschen agerar redan på den här utvecklingen. Arkivforum erbjuder till exempel fördjupningskursen "AI & e-arkiv" med Andrew Tutt-Wixner, där deltagare får konkret vägledning i hur AI kan användas inom digital informationshantering utan att äventyra säkerhet eller rättssäkerhet. Kursen speglar ett växande behov av kompetensutveckling när tekniken förändras snabbare än många organisationers rutiner hinner följa med.
Vad innebär Arkivering by Design och varför är det aktuellt nu?
Arkivering by Design, förkortat AbD, är en EU-baserad metod som Riksarkivet lyfter fram som ett sätt att bygga in hållbarhet och tillgänglighet redan när nya IT-system utvecklas. Metoden utvecklades ursprungligen av det nederländska nationalarkivet och har fått allt större spridning inom svensk offentlig sektor. Istället för att lösa arkivfrågor efter att ett system redan tagits i drift, ställer AbD tio konkreta krav redan i design- eller upphandlingsfasen. Det gör metoden proaktiv snarare än reaktiv, vilket kan spara både tid och pengar för kommuner och myndigheter.
De tio kraven delas in i fyra grupper som tillsammans styr hur ett system bör byggas.
Informationsmodellering och klassificering handlar om hur information struktureras så att den går att söka fram och förstå långt senare.
Representation, format och metadata avgör vilka filformat och standarder som används, så att materialet går att läsa oavsett vilket system som en gång skapade det.
Gallring och export styr hur information kan rensas bort enligt regelverk eller flyttas till ett e-arkiv utan att sammanhanget går förlorat.
Begränsningar och säkerhet handlar om hur åtkomst, sekretess och skydd byggs in utan att försvåra tillgängligheten på lång sikt.
Riksarkivet rekommenderar att arbetet med AbD blir en del av organisationens ordinarie processer för systemutveckling och upphandling, snarare än ett helt separat spår. Som stöd kan en checklista användas för att gå igenom kraven steg för steg, tillsammans med ett användarperspektiv som utgår från hur medarbetare faktiskt söker fram information i vardagen. Många organisationer sätter också samman ett tvärfunktionellt AbD-team med arkivarie, IT-arkitekt och verksamhetsföreträdare för att säkerställa att både verksamhetens och arkivets behov tillgodoses.
Vilka nya digitala infrastruktursatsningar påverkar arkivbranschen?
De senaste nyheterna inom digital infrastruktur för arkivsektorn handlar framför allt om ENA och Statens Servicecenters myndighetsgemensamma e-arkiv. ENA är en digital infrastruktur som tolv myndigheter tillsammans etablerat för att göra informationshantering säkrare och mer enhetlig mellan myndigheter. Satsningen ska fungera som en gemensam grund som gör det lättare för både stora och små myndigheter att dela och återanvända information på ett tryggt sätt.
Statens Servicecenter har i samverkan med Riksarkivet utvecklat ett myndighetsgemensamt e-arkiv som väckt stort intresse i sektorn. Av 147 tillfrågade myndigheter uppgav 122 att de övervägde att ansluta sig, vilket visar hur stort behovet av delade lösningar har blivit. Många mindre myndigheter saknar resurser för att bygga ett eget e-arkiv från grunden, och en gemensam lösning kan sänka både kostnader och krav på egen teknisk kompetens.
Fördelarna med den här typen av samverkan märks redan i praktiken för flera organisationer.
En delad infrastruktur som ENA minskar behovet av att varje myndighet bygger egna tekniska lösningar från noll, vilket frigör tid för kärnverksamheten.
Ett myndighetsgemensamt e-arkiv gör det enklare för mindre myndigheter att leva upp till samma krav på bevarande och tillgänglighet som större organisationer.
Samverkan mellan myndigheter stärker informationssäkerheten, eftersom gemensamma standarder och rutiner blir lättare att upprätthålla över tid.
Hur ligger kommuner och myndigheter i digitaliseringen av arkiv?
Digitaliseringen av arkiv går snabbt framåt, och över 130 svenska kommuner har redan infört e-arkiv, en kraftig ökning jämfört med bara några år tillbaka. Det visar att fler kommuner nu ser e-arkiv som en självklar del av sin informationsförvaltning snarare än ett framtida projekt. Samtidigt skiljer sig takten mellan kommuner, och mindre organisationer möter ofta större utmaningar kring kompetens och resurser.
På plattformen delar organisationer som SkånEarkiv, ett samarbete mellan sexton skånska kommuner, och Härnösands kommun konkreta erfarenheter från sina e-arkivresor. Sådana exempel visar att samverkan mellan flera kommuner kan sänka kostnader och sprida kompetens, samtidigt som varje kommun ändå möter sina egna lokala utmaningar. Genom att lyssna på andras erfarenheter kan arkivarier och IT-chefer undvika vanliga fallgropar redan innan de själva sätter i gång.
"Samverkan mellan flera kommuner kan sänka kostnader och sprida kompetens, samtidigt som varje kommun ändå möter sina egna lokala utmaningar."
Sammanfattningsvis
AI, Arkivering by Design och nya infrastruktursatsningar som ENA och Statens Servicecenters e-arkiv formar tillsammans hur svensk arkivering utvecklas just nu. Gemensamt för alla dessa nyheter är att de flyttar fokus från att lösa problem i efterhand till att bygga in hållbarhet, säkerhet och tillgänglighet redan från start. För arkivarier, IT-chefer och beslutsfattare innebär det både nya möjligheter och nya krav på kompetens.
Fortsätt hålla dig uppdaterad genom branschens konferenser, kurser och nyhetsartiklar, som löpande bevakar utvecklingen inom arkiv och digital informationshantering. Dela gärna det du lärt dig med kollegor på din arbetsplats, eftersom arkivsektorn i grunden bygger på att kunskap sprids mellan organisationer snarare än stannar hos enskilda specialister.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan traditionell arkivering och Arkivering by Design?
Traditionell arkivering hanterar ofta arkivfrågor i efterhand, till exempel när ett system ska fasas ut eller information ska föras över till ett arkiv. Arkivering by Design bygger istället in hållbarhet, tillgänglighet och struktur redan i design- eller upphandlingsfasen av ett nytt system, vilket minskar risken för kostsamma räddningsinsatser senare.
Måste alla myndigheter ansluta sig till Statens Servicecenters e-arkiv?
Nej, anslutning till Statens Servicecenters myndighetsgemensamma e-arkiv är inte obligatorisk. Intresset är dock stort bland svenska myndigheter, och av 147 tillfrågade myndigheter uppgav 122 att de övervägde en anslutning, vilket visar att många ser fördelar med en delad lösning för sin informationshantering.
Hur påverkar AI arbetet för arkivarier i praktiken?
AI effektiviserar flera moment i arkivarbetet, från sökning och klassificering till analys av stora informationsmängder som annars tar lång tid att gå igenom manuellt. Samtidigt kräver tekniken ny kompetens, vilket gör fördjupningskurser om AI och digital informationshantering allt viktigare för arkivarier som vill hänga med i utvecklingen.
Var kan jag hålla mig uppdaterad om nyheter inom arkiv och e-arkiv?
De bästa källorna för löpande nyheter om arkiv och e-arkiv är branschkonferenser, fackartiklar och intervjuer med experter inom området. Arkivforum samlar denna typ av bevakning genom konferenser, kurser och nyhetsartiklar som riktar sig direkt till arkivarier och informationsförvaltare i hela landet. Självklart är Arkivforum ett ypperligt tillfälle att två gånger om året uppdatera sig om det senaste samt möjligheten att nätverka med andra inom samma yrke.