Table of Contents
- Introduktion
- Vad händer inom arkiv och informationshantering just nu?
- AI och digitalisering – hur förändras arkivariens roll?
- Arkivforum – håll dig uppdaterad med branschens ledande kunskapsplattform
- Arkivbranschen formar sin framtid – är du med?
- Vanliga frågor
Introduktion
Är kompetensutvecklingen i din arkivverksamhet verkligen i takt med ökande krav på digitalisering och laglydnad? Känns det ibland som att både rättssäkerhet och en fungerande vardag står på spel?
För att utveckla sin kompetens som arkivarie behövs tre saker: kontinuerlig omvärldsbevakning, riktad utbildning och kollegialt erfarenhetsutbyte. Genom Arkivforum, där bland annat Riksarkivet, Statens servicecenter och Sveriges Kommuner och Regioner medverkar, går det att följa ny juridik, få stöd i digitalisering och diskutera AI kopplat till arkiv och informationshantering. Då kan både individuella kunskaper och organisationens arbetssätt hänga med utvecklingen.
Här får du en översikt över de viktigaste nyheterna just nu, vad de innebär i praktiken – och hur Arkivforum hjälper yrkesverksamma att ligga steget före.
Viktiga insikter
AI används redan i flera arkivrelaterade projekt. Tekniken ger snabbare sökning och klassificering, men kräver tydlig styrning och förståelse för både möjligheter och risker.
Riksarkivet uppdaterar löpande föreskrifter om verksamhetsbaserad arkivredovisning och FGS. Det påverkar hur processer, system och handlingar beskrivs, och myndigheter behöver tolka kraven på ett enhetligt sätt.
E-arkiv och digitalt långtidsbevarande väcker frågor om format, metadata och kostnader. Erfarenheter från bland annat Statens servicecenter visar att förberedelser och styrning är avgörande – små fel i början kan ge stora problem senare.
Arkivforum fungerar som nationell kunskapskälla. Konferenser, kurser och nyhetsartiklar samlar branschens experter och ger en naturlig plattform för långsiktig kompetensutveckling.
Vad händer inom arkiv och informationshantering just nu?
De mest synliga trenderna inom arkiv och informationshantering är skärpta krav på verksamhetsbaserad arkivredovisning, gemensamma e‑arkiv och ökat fokus på digitalt bevarande. För arkivfunktioner i kommuner, regioner och stat innebär det både omställning och nya möjligheter.
Riksarkivet tar fram föreskrifter och vägledningar för processorienterad och verksamhetsbaserad arkivredovisning. I stället för att bara beskriva handlingstyper ska arkivet kopplas till verksamhetens processer, informationsmängder och it‑system. På Riksarkivet finns uppdaterad information om föreskrifter och FGS‑specifikationer som styr hur information ska paketeras för e‑arkiv.
I praktiken behöver dokumenthanteringsplaner, klassificeringsstruktur och systemförteckningar hänga ihop. Sveriges Kommuner och Regioner betonar i sina vägledningar att arkivfunktionen måste kopplas in tidigt vid nya it‑upphandlingar, annars riskerar krav på bevarande och gallring att tappas bort.
Parallellt driver Statens servicecenter utvecklingen av ett myndighetsgemensamt e‑arkiv. I en undersökning uppgav 122 av 147 tillfrågade myndigheter att de överväger att ansluta sig, vilket visar behovet av gemensamma tjänster, färdiga FGS‑profiler och delade erfarenheter.
För den som vill utveckla sin yrkeskompetens handlar det därför om att förstå både regelverk och teknik – och följa hur Riksarkivets krav, SKR:s rekommendationer och Statens servicecenters tjänster påverkar den egna organisationen.
AI och digitalisering – hur förändras arkivariens roll?
AI och digitalisering förändrar arkivariens roll från främst bevarandeansvarig till strategisk partner i informationsstyrning. Automatiska funktioner tar över mycket rutinarbete, medan analys, tolkning och etik blir centrala uppgifter.
Många organisationer använder redan AI‑baserade verktyg för textigenkänning, automatisk klassificering och förbättrad sökning i stora dokumentmängder. Enligt vägledningar från Riksarkivet blir strukturerad metadata och välplanerade processer avgörande för att sådan teknik ska vara rättssäker. Arkivarier behöver därför kunna formulera regler, inte bara följa dem.
För att belysa förändringen kan rollen sammanfattas så här:
| Område | Tidigare fokus | Fokus med AI och digitalisering |
|---|---|---|
| Arbetsuppgifter | Manuell registrering och sortering | Kvalitetskontroll och uppföljning av automatiska flöden |
| Kompetens | Regelkunskap och ordning i arkivlokal | Juridik, informationsarkitektur och dataförståelse |
| Ansvar | Bevarande och utlämnande | Styrning av algoritmer, riskbedömning och transparens |
Med AI uppstår också nya etiska och juridiska frågor. Vem bär ansvaret när ett system föreslår gallring som senare visar sig felaktig? Hur säkerställs att offentlighetsprincipen och GDPR respekteras när algoritmer avgör vilka handlingar som visas först?
Integritetsskyddsmyndigheten betonar vikten av konsekvensbedömningar vid automatiserad behandling. För arkivfunktionen innebär det att arbeta tätt tillsammans med dataskyddsombud, systemägare och leverantörer. Genom Arkivforums fördjupningskurser i AI och e‑arkiv kan yrkesverksamma bygga den kombination av juridisk, teknisk och verksamhetsnära kunskap som behövs.
Arkivforum – håll dig uppdaterad med branschens ledande kunskapsplattform
Arkivforum fungerar som en samlad kunskapsplattform för alla som vill följa de senaste nyheterna inom arkiv och informationshantering. Genom konferenser, kurser, nyhetsartiklar och priset Årets Arkiv får deltagare direktkontakt med både myndigheter och praktiker.
Flaggskeppet är den årliga konferensen, nästa gång den 14–15 oktober 2026, där medverkan erbjuds både på plats och digitalt. Enligt Arkivforum har mer än 4 500 personer deltagit genom åren, vilket visar vilken roll forumet spelar för kompetensutveckling i hela landet. Inspelade föreläsningar gör det möjligt att ta del av innehållet när det passar i vardagen.
Programmet tas fram tillsammans med experter från bland andra Riksarkivet, Statens servicecenter, Lantmäteriet och kommunala arkiv. Där presenteras senaste nytt om verksamhetsbaserad arkivredovisning, FGS‑profiler, e‑arkivlösningar och digitalt långtidsbevarande. Kursen Juridik digital informationsförvaltning den 15 oktober 2026 ger dessutom fördjupning i hur arkivlag, offentlighets‑ och sekretesslag och GDPR samspelar.
Deltagarröster visar värdet av detta nätverk:
"Arkivforum är ett lysande tillfälle till att träffa kollegor från hela landet." — William Försth, arkivchef, Göteborgs stadsbyggnadsarkiv
"Konferensen gav mycket matnyttig information som vi kommer ha nytta av i vårt arbete." — Ann‑Kristin Lundberg, arkivarie, MSB
För den som vill planera långsiktig kompetensutveckling är Arkivforum ett konkret sätt att kombinera utbildning, omvärldsbevakning och nätverkande i en och samma satsning.
Arkivbranschen formar sin framtid – är du med?
Arkivbranschen befinner sig i en fas där både regelverk och teknik förändras snabbt. Uppdaterade föreskrifter från Riksarkivet och gemensamma e‑arkivinitiativ gör att få organisationer kan luta sig mot gamla arbetssätt. Arkivfunktionen behöver följa förändringarna och omsätta dem i praktiska, dokumenterade rutiner.
Samtidigt flyttar AI och digitala processer fokus från manuellt bevarandearbete till strategisk styrning av information. Arkivarier som kombinerar juridik, informationsförvaltning och teknisk förståelse får en tydligare roll i ledningsfrågor, it‑upphandlingar och riskhantering. Kontinuerlig kompetensutveckling blir därmed en förutsättning för att klara både vardagen och framtiden.
Här blir Arkivforum en praktisk knutpunkt. Konferensen, kurserna och nyhetsflödet gör det enklare att tolka föreskrifter, förstå teknikutvecklingen och ta del av andras misstag och framgångar. För den som vill säkra att arkivverksamheten är redo för nästa steg är ett besök på arkivforum.se och en anmälan till kommande konferens en naturlig startpunkt.
Vanliga frågor
Fråga 1
Fråga: Vad är Riksarkivets senaste föreskrifter om arkivredovisning?
Riksarkivets senaste inriktning är verksamhetsbaserad, processorienterad arkivredovisning kopplad till FGS‑standarder för digitalt bevarande. Myndigheter ska beskriva processer, informationsmängder och system samlat. Aktuella föreskrifter finns på Riksarkivet och fördjupas regelbundet via Arkivforum.
Fråga 2
Fråga: Hur påverkar GDPR arkivinstitutionernas informationshantering?
GDPR påverkar arkiv genom krav på laglig grund, dataminimering och tydlig gallring, samtidigt som arkivlagen kräver långtidsbevarande. Offentliga arkiv har vissa undantag, men måste säkra åtkomst, loggning och sekretess enligt Integritetsskyddsmyndigheten.
Fråga 3
Fråga: Vilka utmaningar möter kommuner vid implementering av e-arkiv?
Kommuner brottas ofta med resurser, kompetens och val av bevarandeformat när e‑arkiv införs. Samordning mellan it, verksamhet och arkivfunktion är central, liksom genomarbetad metadata och testade FGS‑profiler – något Statens servicecenter betonar och delar via Arkivforum.
Fråga 4
Fråga: Kan AI verkligen användas i arkivarbete idag – eller är det bara framtidsvisioner?
AI används redan för textigenkänning, automatisk klassificering, sökning och stöd vid gallring. Flera myndigheter testar verktyg för att hitta sekretessuppgifter. Tydlig mänsklig kontroll och dokumenterade regler är nödvändiga och tas upp i Arkivforums kurser.
Fråga 5
Fråga: Vem kan delta i Arkivforum och hur anmäler man sig?
Till Arkivforum kan alla delta som arbetar med arkiv, registratur, informationshantering, it eller styrning i offentlig och privat sektor. Anmälan, program och praktisk information finns samlad på Arkivforum.