N

Högintressanta praktikfall och experter

N

E-arkiv 3.0 - värdefulla erfarenheter & nya lärdomar

N

AI - Bevarande - Informationssäkerhet

"Gå 2 för 1" - anmäl dig senast 13 dec

Talare 2-3 april 2025

Fler talare presenteras inom kort

E-arkiv 3.0 – erfarenheter från arbetet med vårt tredje e-arkiv

Regionarkivet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad har tagit emot leveranser av digitala arkivhandlingar i 25 år. Sedan en tid håller vi på att gå över från ett egenutvecklat system till att använda ett av dom vanliga standardsystemen. Övergången har gjort vi börjat se på digitalt bevarande och OAIS med nytt ljus.

Vi kommer inte prata något alls om kravställan, upphandling och införande av e-arkiv. I stället kommer vi bjuda på somliga insikter, problem och lösningar som vi stött på under dom senaste åren.

– Vägen fram mot ett generiskt metadataschema

– Behöver vi verkligen ha alla digitala arkivobjekt i ett avgränsat e-arkivssystem?

– Kan vi med 3-2-1 lagring möjliggöra en effektiv datahantering samtidigt som vi uppfyller OAIS föresats om ett samlat självständigt bevarande?

(Emil Åhman är medtalare i denna programpunkt).

Regionarkivet, Västra Götalandsregionen & Göteborgs Stad

Thomas Bengtsson, Förvaltningsledare

Från upprättande till slutarkivering – regionarkivets strategi för bevarande av elektroniska underskrifter

– Vad bör rymmas i en strategi för bevarande av elektroniska underskrifter?

– Hur kan arkivmyndigheten respektive verksamheten tänka kring upprättande, gallring, validering och slutarkivering av elektroniska underskrifter?

– Vilka krav bör arkivmyndigheten och verksamheten ställa gentemot varandra?

– Vad är en valideringspolicy och varför är det viktigt att du eller din arkivmyndighet har en?

Regionarkivet, Västra Götalandsregionen & Göteborgs Stad

Emil Åhman, Arkivarie

Skatteverkets utvecklingsresa mot en riskbaserad formathantering

Det är lägre risk än som tidigare antagits för att filformat blir oläsliga genom att det inte längre finns någon programvara som kan läsa filformatet.

Oläslighet drabbar framförallt proprietära format som har en liten andel av en omogen marknad och som inte används i särskilt hög utsträckning.

Den tidigare modell för hantering av filformatsproblematik som Skatteverket använt har framförallt varit inriktad på att omvandla vissa välanvända format till ett mindre antal andra välanvända format. Den svarar inte an särskilt väl mot hur riskerna för oläslighet numera förstås i det akademiska samtalet kring filformat. Skatteverket har därför påbörjat en förändringsresa för att implementera en modell som bättre möter de risker som är för handen.

Skatteverket

Sofie Niemi & Jan Sydolf, Verksamhetsutvecklare / Arkivarier

Talar tillsammans med Jessica Johansson och Tove Zetterqvist

Domstolsverket

Elin Roth, arkivarie

Nyheter från Riksarkivet:

– Vad är på gång 2025/2026?
– Hur kommer förändringarna att påverka dig?

Karin Åström Iko

Riksarkivet, Riksarkivarie

Arkivforums moderator

Maria Törnquist Jonsson

Gävle kommun, Processledare e-arkiv

Arkivarien som informationsspecialist

I många organisationer arbetar arkivarier som dataskyddsombud eller informationssäkerhetssamordnare vid sidan av. Det kan vara utmanande att skapa förändring i dessa arbetsområden med små resurser mot ett mål där vinsten är inte alltid uppenbar och omedelbar. Men det är också ett utmärkt sätt att stärka arkivariens roll i organisationen.

Andrew Tutt-Wixner jobbade som arkivarie, dataskyddsombud och informationssäkerhetssamordnare i Leksands kommun. Där skapade han, med små resurser sätt att skapa förändring hos verksamheterna och kunna påverka högre upp i organisationen än man typiskt sett kan göra som arkivarie.

Andrew Tutt-Wixner

Teamledare e-tjänstutveckling, Mora kommun

Vilka är de största riskerna med digital informationsförvaltning och hur undviker du dem?

– Nya säkerhetsutmaningar i en föränderlig värld – så kan du skydda dig
– Hur skyddar du din information och säkerställer dess autenticitet?
– Vilka risker finns det med e-arkiv och hur undviker du dessa?
– Exempel ur verkligheten: hur sårbara är de system vi använder?

Svenska kraftnät

Svante Nygren, Informationssäkerhetsexpert

AI och tillgängliggörande: Det senaste från världsunika projektet ”Stadens ansikten”

– Så använder vi AI i projektet
– Så arbetar vi med arkivhandlingar i kombination med kartor
– Så använder vi ansiktsigenkänning som en metod för att identifiera en person
– Praktiska erfarenheter ifrån projektet

I ”Stadens ansikten – Visuell kultur och social struktur i Stockholm 1880–1930” kommer historiska fotografiska porträtt att kopplas samman med historisk-biografiska data på sätt som bryter ny mark inom flera forskningsfält. Syftet är att skapa nya möjligheter för att tillgängliggöra, berika, beforska och pedagogiskt förklara visuell kultur och sociala strukturer under en period av intensiv urbanisering. Sammanställningen av historiska fotografiska porträtt med historisk biografisk data av det här slaget är unik i sitt slag i världen och kommer bryta ny mark inom flera olika forskningsfält.

Stockholms stadsarkiv

Mats Hayen, arkivarie, historiker & forskningsledare

Digitala & analoga arkiv – Arkivmyndighetens våndor och dilemman

När arkivmyndigheten tar över vissa arkiv från verksamheter ställs den inför ett antal utmaningar som kan påverka den enskilda medborgaren, andra myndigheter och arkivmyndigheten. Exempel på frågor som kan aktualiseras är:

– Sekretessen mellan myndigheter: Hur hanterar vi sekretessen när verksamheten behöver sekretesshandlingar som den har lämnat ifrån sig?
– Kunskapen i sekretessprövningen: Har vi nödvändig kunskap?
– Dataskyddet?
– Tillgänglighetskrav: Är vi skyldiga att tillgängliggöra alla arkiv på samma villkor?
– Om verksamheten inte kan leverera kompletta arkiv?

I Gävle kommun våndas vi över dessa frågor som uppstår när allt fler verksamheter trycker på för att få överlämna sina arkiv pga. digitaliseringen, sparkrav och utrymmesbrist.

Under anförandet kommer ni få ta del av hur vi har hanterat utmaningarna.

Gävle kommun

Lars Harbe, kommunarkivarie

Så inför vi systematisk informationsförvaltning

Systematisk informationsförvaltning (SIF) är Uppsala kommuns ledningssystem för informationsförvaltning.

Vi inför SIF för att skapa förutsättningar för en effektiv och lagenlig informationsförvaltning som omfattar alla viktiga perspektiv.

Med SIF får informationsförvaltningen en samordnad styrning, ett samordnat stöd, kontinuerlig uppföljning och utveckling. Stödfunktionerna och verksamheterna får förutsättningar för att samarbeta och det blir tydligt vad som ska göras och vem som ska göra det. Det bli mer ordning och reda, helt enkelt.

En del i införandet av SIF är projektet Arbetssätt med verktygsstöd för processbaserad informationsstyrning (AVI). Här upphandlar vi ett koncerngemensamt verktygsstöd för informationsstyrning för bland annat:
– informationskartläggning och informationshanteringsplaner (IH-planer)
– informationssäkerhetsklassning och självvärdering
– riskhantering
– artikel 30-register
– processkartor

Att samla resultatet från dessa centrala perspektiv för informationshantering på en enda plats hoppas vi ska bidra till synergieffekter mellan de olika perspektiven.

Vi vill alltså vidareutveckla det som fungerar och förbättra det som inte fungerar lika bra genom regelbunden uppföljning och ständiga förbättringar både hos verksamheterna och expertfunktionerna. Det ska vara lätt att göra rätt!

Uppsala kommun

Pontus Baum informationsarkitekt & Lina Hedman, verksamhetsarkivarie

Erfarenheter vid införande av e-arkiv för Sveriges Domstolar

– Så gjorde vi när vi anslöt domstolarnas och hyres- och arrendenämndernas verksamhetsstöd för mål- och ärendehantering till e-arkivet.

– Hur genomfördes anslutningen och på vilket sätt har verksamheten påverkats när information som fortfarande har hög efterfrågan både internt och externt förts över till e-arkivet?

– Så arbetar vi fortsatt med utveckling av den löpande överföringen i takt med utveckling av mål- och ärendehanteringsstödet.

– Så stödjer vi domstolarna och hyres- och arrendenämnderna för att effektivt kunna återsöka och lämna ut allmänna handlingar från e-arkivet.

Domstolsverket

Jessica Johansson, arkivarie

Talar tillsammans med Jessica Johansson och Elin Roth

Domstolsverket

Tove Zetterqvist, Enhetschef, Enheten för informationshantering

Fler talare presenteras inom kort

"Gå 2 för 1" - anmäl dig senast 13 dec

Kurs - AI och e-arkiv

3 april 2025

Kursledare: Andrew Tutt-Wixner

Teamledare e-tjänsteutveckling, Mora kommun

Bakgrund till kursen:

Många organisationer har redan implementerat e-arkiv, men införandet är bara början. För att fylla e-arkivet med information krävs regelbundna dataleveranser, vilket innebär ett ökande behov av både resurser och specialiserad kompetens. Den snabba digitaliseringen gör det dessutom nödvändigt att ha en genomtänkt strategi för digital arkivering, eftersom outsourcing av hela processen kan bli kostsamt.

Ett flertal system inom en organisation behöver ofta e-arkiveras, helt eller delvis. Att hantera detta inom budgetramarna är dock en återkommande utmaning. Genom att bygga intern kompetens och engagera sig i lösningar för digital informationshantering kan organisationer själva ta hand om leveranserna, vilket leder till fler leveranser per år och ökad flexibilitet.

För att stödja och inspirera andra har Arkivforum, i samarbete med Andrew Tutt-Wixner, tagit fram en fördjupning fylld med praktiska tips för hur du kan förbereda och genomföra dina e-arkivleveranser på ett effektivt sätt.

Innehållet i kursen:

– Vision och arbetssätt för e-arkiv
– E-arkivering med hjälp av AI
– Hur AI kan användas i e-arkivleveranser?
– Hur man får mandat och resurser för e-arkivarbetet?
– Strategier för export av information från källsystem
– Olika sätt att paketera information för e-arkivleverans
– Metoder för att transformera information inför leverans

Priser:

– Konferens 2-3 april 2025: 7990 kr – “Gå 2 för 1”- anmäl dig senast 13 dec
– Kurs “AI & Arkiv” 3 april 2025: 4490 kr

– Konferens och kurs, 2-3 april 2025: 10 980kr Gå 2 för 1″- anmäl dig senast 13 dec

– Konferens 15-16 oktober 2024: 10 980 kr (konsulter & leverantörer)

Samtliga priser är exkl. moms.

Lokal:

Bygget konferens
Norrlandsgatan 11, Stockholm.

Bygget konferens ligger centralt i Stockholm, cirka 8 minuters promenad från Stockholm central.

Delta fysiskt på plats eller digitalt

Som deltagare kan du välja mellan att delta fysiskt på plats eller att delta digitalt.

Ni kan ändra mellan att delta på plats eller att delta digitalt, genom att mejla kundtjanst@kompetensinstitutet.se

Digital högkvalitativ konferens: Precis som om du vore närvarande i rummet

Du som deltagare tar del av programmet via vår interaktiva eventplattform och kan befinna dig fysiskt där det passar dig bäst. Föreläsningar, frågestunder, diskussioner och nätverkande – allt innehåll är samlat i ett webbaserat verktyg, som är enkel att använda. Du har samma möjlighet att ställa frågor till talarna som deltagarna som är fysiskt på plats i lokalen.

För frågor om den digitala konferensen vänligen mejla till kundtjanst@kompetensinstitutet.se

"Gå 2 för 1" - anmäl dig senast 13 dec