25-26 april 2023

Delta på plats eller digitalt
N

Högintressanta praktikfall och experter

N

Så lyckas du med leveranserna från källsystemen till e-arkivet

N

Digitalisering - Bevarande - Informationssäkerhet

Talare Arkivforum 25-26 april 2023

Skapandet av en helt digital myndighet

– Digitala informationsflöden från ax till limpa

– Digitala signaturer – konkreta exempel ur ett användar- och bevarandeperspektiv

– Långsiktigt bevarande av digitala informationsflöden – vår plan framåt

– Avveckling av pappersarkivet – skanning av hela arkivet

Formas är en myndighet med ca 100 anställda, som arbetar aktivt mot att bli en helt digital myndighet. Genom digitala ärendeflöden och e-underskrifter har pappershanteringen minskat på myndigheten, den digitala omställningen ställer därmed krav på långsiktigt bevarande och god informationskvalitet.

Under anförandet redogör Formas för sin resa till en digital myndighet och erbjuder konkreta exempel på utmaningar, lösningar och tips för hur man kan stötta och driva den digitala transformationen.

Formas

Miika Vilenius, arkivarie

Informationsarkitektur och handlingstyper

– Hur kan informationsarkitekturen bli ett verktyg för att få koll på informationshanteringen?

Trafikverket berättar om utmaningarna med att arbeta med stora datamängder och hur en gemensam redovisning av dokumentbaserad och strukturerad data nu håller på att tas fram.

Genom handlingstyper som ett nytt objekt i informationsarkitekturen kan myndigheten både få koll på informationen utifrån verksamhetens och arkivredovisningens behov. T.ex. kan handlingstyper användas för att beskriva hur informationen får hanteras, vilken kvalitet den håller och om den ska gallras eller bevaras.

Trafikverket delar även med sig av erfarenheter och berättar om misslyckanden och dikeskörningar på vägen framåt.

Trafikverket

Johan Kvarnström, informationsarkitekt

Talar tillsammans med Johan Kvarnström

Trafikverket

Bente Alexandersson, Enhetschef

Konkret praktikfall inom Archiving by design – nytt redskap i verktygslådan inom e-arkiv

– Så kan du använda metoden i ditt arbete?

Inom EU pågår sedan 2019 vidareutvecklingen av det holländska nationalarkivets koncept Archiving by Design. Svenska Riksarkivet är delaktiga i en del av arbetet och Sofia Särdquist berättar om hur du kan använda metoden archiving by design i ditt arbete.

På Arkivforum 2022 berättade Sofia om konceptet Archiving by Design – vad det är och vad det skulle kunna vara. Den aktuella presentationen tar ämnet vidare med fokus på att använda metoden.

Archiving by Design handlar om att säkerställa att digitalt född information lagras och bevaras på ett hållbart och tillgängligt sätt, utifrån ett gemensamt europeiskt synsätt. Arbetet syftar till att formulera en unionsgemensam teoretisk och praktisk plattform för arbetssätt inom digital arkivering.  Ambitionen är att utsätta information för så få migreringar och konverteringar som möjligt i arkiveringsprocessen. Arbetssättet bygger på att stärka arkivorganisationen och dess förmåga till god arkivbildning och arkivvård, tex genom att hantera arkivbildning i gemensamma system.

Riksarkivet

Sofia Särdquist, Arkivarie

Så skapar du förutsättningar för digitalt bevarande – från skapelsen till evigheten

Utifrån mina erfarenheter och lärdomar:

– Digitalt bevarande är inte bara en funktion/applikation – det är ett synsätt

– Hanteringen av arkiven – en del av verksamheternas arbete

– Samverkan mellan olika stödfunktioner – tips på hur du kan få till det på bästa sätt

– Planering och proaktivitet för evigheten

Maria har arbetat sedan maj 2022 som processledare för e-arkivet. Innan det arbetade hon 5 år som projektledare/konsult och medverkade i ett flertal införanden av e-arkiv.

Gävle kommun införde sitt e-arkiv 2020 och har nu två arkiv inlevererade i e-arkiv.

Gävle kommun

Maria Törnquist Jonsson, Processledare e-arkiv

Nyheter från Riksarkivet
– Vad är på gång 2023?

Riksarkivet

Karin Åström Iko, Riksarkivarie

ENA: Sveriges digitala infrastruktur

– Vad är på gång och hur kommer det att påverka dig?

– Digitala tjänster

– Informationsutbyte

– Informationshantering

– Säkerhet

Ena är namnet på den digitala infrastruktur som tolv myndigheter etablerar tillsammans för att information.

DIGG - Myndigheten för digital förvaltning

Daniel Antonsson, Strateg digital utveckling

Arkivforums moderator

Arkiv & informationshantering 2023 – vad är på gång och vart är vi på väg”

SKR

Caspar Almalander, informationhanteringsstrateg

Internationellt arbete med metadatastandardisering 2023

– Vad händer utanför Sveriges gränser inom
metadatastandardisering?

– Hur kan du vara med och påverka och använda dig av standarderna?

Sydarkivera

Karin Bredenberg, Metadatastrateg

Digitalisering av arkivtjänster – att förenkla för kunden och effektivisera arbetet

Regionarkivet startade 2016 ett fyraårsprogram för att skapa nya förutsättningar för en långsiktig och hållbar miljö för bevarande av regionens information. En miljö som var både modern och användarvänlig.

Regionarkivet ville bland annat underlätta åtkomsten till information för privatpersoner och regionens myndigheter. Fokus låg på att förenkla kommunikationen för beställande kunder samt att effektivisera arbetet, så kunden fick rätt information snabbare.
Detta har bland annat resulterat i ett helt digitaliserat beställningsflöde samt utveckling av omkringliggande tjänster

Regionarkivet i Stockholm

Anders Söderlind, Enhetschef

Talar tillsammans med Anders Söderlind

Regionarkivet i Stockholm

Veronika Lövgren, Enhetschef

Vägar mot en digital helhet – så tacklar du utmaningarna i det digitala förändringsarbetet

– Hur får man parallella system att fungera ihop? Så har vi arbetat med integration för att få de digitala processerna att fungera så enkelt och smidigt som möjligt

– Leveranserna till e-arkivet – så har vi fått det att fungera

– Automatregistrerad ärendehantering – fördelar och utmaningar

– Att identifiera och hantera risker och möjligheter under förändringens gång – viktiga lärdomar från vår digitala förändringsresa

Under 2017 antogs ett beslut i Vellinge kommun om att digitalisera bygglovsenhetens arkiv i syfte om att tillgängliggöra ritningar i första hand. Tanken var att öka service gentemot medborgarna samt underlätta bygglovsprocessen. Parallellt med digitaliseringsprojektet implementerade enheten ett nytt ärendehanteringssystem som är bättre anpassat för att arbeta digitalt. När metadata publicerades gentemot invånarna började enheten att testa sig fram i ett digitalt
arbetssätt. Dock kom pandemin kort därpå och det ställdes höga krav snabbt i hur en digital hantering skulle ske samtidigt som enheten fick arbeta parallellt med utmaningarna. Under tidens gång implementerades andra komplement i form av ekopost, e-tjänster m.m. I dagsläget är bygglovsenheten på Vellinge kommun nästan helt digital.

Vellinge kommun

Katarina Ostović, Arkivarie

Talar tillsammans med Katarina Ostović

Vellinge kommun

Paša Čavka, Gruppchef administration

Hantering av arkivfrågor inom Ena

– Nyheter från Kompetensområde Arkiv

– Hur arbetar kompetensområdet för att uppnå en proaktiv hantering
av arkivfrågor inom Ena?

Ena omfattar bland annat byggblock, grunddatadomäner och kompetensområden. Byggblocken och grunddatadomänerna utgör komponenter inom Ena medan kompetensområdena är samarbetsgrupper som ska tillhandahålla stöd och utforma styrning till byggblocken och grunddatadomänerna inom olika sakområden. Kompetensområde Arkiv är ett samarbete mellan de myndigheter som deltar i Ena-arbetet och syftar till att driva, samordna, ge stöd och vägledning i arkivfrågor inom Ena.

Riksarkivet

Anna-Kristina Andersson, Arkivarie

Hur möjliggöra lagring i 1000 år?

– Så tänker vi kring informationssäkerheten på vårt e-arkiv
– E-arkiv i öppen källkod – för vem är det bra för?

Försäkringskassan

Gert Ytterby, projektledare e-arkiv

Talar tillsammans med Gert Ytterby

Försäkringskassan

Kajsa Mattsson, arkivarie

Fördjupningskurs

26 april 2023

Stockholms universitet

Katarina Fast Lappalainen, Universitetslektor

- Uppdaterad kurs med allt det senaste -

Många anser att juridiken gällande elektronisk kommunikation, dokumenthantering och arkiv är bland det svåraste i arbetet.

Därför arrangerar Arkivforum kursen där du kommer att få alla de verktyg du behöver för att kunna sköta din elektroniska kommunikation och dokumenthantering i enlighet med gällande juridiska krav.

Priser:

– Konferens och kurs ”juridik” 25-26 april 2023: 11 480 kr
– Konferens 25-26 april 2023: 7490 kr
– Kurs ”juridik” 26 april 2023: 4490 kr

– Konferens: 25-26 april 2023: 11 480 kr (konsulter & leverantörer)

Samtliga priser är exkl. moms.

Lokal:

Bygget konferens
Norrlandsgatan 11, Stockholm.

Bygget Konferens ligger precis bakom NK,
cirka 8 minuters promenad från
Centralstation.

Delta fysiskt plats eller digitalt

Som deltagare kan du välja mellan att delta fysiskt på plats eller att delta digitalt.

Ni kan ändra mellan att delta på plats eller att delta digitalt, genom att mejla kundtjanst@kompetensinstitutet.se

Digital högkvalitativ konferens: Precis som om du vore närvarande i rummet

Du som deltagare tar del av programmet via vår interaktiva eventplattform och kan befinna dig fysiskt där det passar dig bäst. Föreläsningar, frågestunder, diskussioner och nätverkande – allt innehåll är samlat i ett webbaserat verktyg, som är smidig att använda.

För frågor om den digitala konferensen vänligen mejla till kundtjanst@kompetensinstitutet.se

Gå 2 för 1 - anmäl dig senast 9 dec

Gå 2 för 1 - anmäl dig senast 9 dec