Att packa ihop och slutredovisa ett elektroniskt arkiv då arkivbildaren upphör

Under de senaste åren har organisationer i offentlig förvaltning genomgått en del förändringar på så vis att verksamheter inordnas i varandra. När detta sker ställs myndigheter inför att packa ihop och slutredovisa sitt arkiv i samband med att man upphör som arkivbildare.

Då är det viktigt att lösa arkivfrågorna som uppstår. Främst för att säkerställa att betydelsefull information inte går förlorad och att kontinuitet bibehålls.

Frågor och utmaningar som dyker upp vid denna typ av förändringar handlar om avgränsning, redovisning, införlivande och flytt av elektroniska handlingar mellan olika informationsmiljöer.

Riksarkivet har haft en särskild informationsinsats riktad till både till upphörande och mottagande myndigheter, och berättar i den här presentationen om erfarenheterna från detta.

Talar tillsammans med Stina Gabrielsson

Hur arkiverar man ett komplext system i praktiken? Lärdomar från Region Västmanlands största projekt genom tiderna

Hur går det egentligen till att arkivera ett helt verksamhetssystem – från första analys till färdig leverans till e-arkivet?

I denna programpunkt får du följa med bakom kulisserna i Region Västmanlands största arkiveringsprojekt genom tiderna.

Med fokus på det tekniska genomförandet delas konkreta erfarenheter från hela processen – från projektorganisation och uttag till validering och paketering.

Du får insikter i:

- Hur projektet strukturerades – roller, ansvar och samverkan

- Tekniska utmaningar och hur de löstes

- Automatisering av uttagsprocessen

- Validering och kvalitetssäkring av information

- Paketering och leverans till R7e Arkiv

Avslutningsvis delas viktiga reflektioner och lärdomar – vad som fungerade bra, vad som var mer utmanande och vad man skulle göra annorlunda idag.

Vilka är de största riskerna med digital informationsförvaltning – och hur undviker du dem?

“Mellan bevarande och bortglömt – riskerna i den digitala informationsförvaltningen”

- Hur undviker vi att värdefull information går förlorad eller hamnar i fel händer?

- Vad krävs för att stå stadigt i en tid när informationen är både vår största tillgång och vår största sårbarhet?

-Digital informationsförvaltning ger enorma möjligheter – men också nya risker.

Föreläsningen lyfter de största riskerna med digital informationsförvaltning och hur de kan förebyggas,men också de nya säkerhetsutmaningar som uppstår i takt med att tekniken och omvärlden
förändras.

Hur påverkar Nato svenska myndigheters arkivhantering?

Under passet diskuteras bland annat:

• vilka konsekvenser Nato-medlemskapet får för informationshantering och arkivverksamhet

• nya krav och förväntningar på myndigheter

• erfarenheter från andra nordiska länders riksarkiv

• gallring av Natohandlingar

• hur förhåller sig Riksarkivet till Natos metadatastandarder för informationshantering

Hur hanterar vi kraven på långsiktigt digitalt bevarande i en verklighet där lagstiftning, verksamhetsbehov och systemleverantörers lösningar inte går i takt?

Lagarna säger en sak. Verksamheten behöver något annat. Leverantörerna levererar något tredje.

Resultatet? Ett klassiskt Moment 22.

- Hur ska arkivmyndigheter navigera när kraven krockar med verkligheten – och vad kan vi faktiskt göra åt det?

AI i praktiken – erfarenheter, lärdomar och vägen framåt

I detta pass delar FOI med sig av sina erfarenheter från sitt arbeta med AI.

Under presentationen får du ta del av:

- Hur AI-arbetet har organiserats internt

- Exempel på initiativ och tillämpningar som har testats i verksamheten

- Viktiga lärdomar – vad som har fungerat bra och mindre bra

- Utmaningar kopplade till t.ex. informationssäkerhet, regelverk och kontroll

Fallgropar och insikter som kan vara värdefulla för andra organisationer
- Vad vi skulle göra annorlunda om de startade idag
- Hur vi ser på AI:s roll framåt inom informationshantering

Från arkiv till AI – varför er informationsstruktur avgör resultatet

- Hur går man från AI-strategi till lösningar som faktiskt fungerar?

- Hur kan AI användas inom arkiv, registratur och informationshantering?

Jordbruksverket delar sin resa från idé till implementation av en intern AI-assistent – och de viktigaste lärdomarna längs vägen. Men framför allt visar de varför kvaliteten på information, dokument och struktur är helt avgörande för om AI skapar värde eller inte.

När AI möter verkligheten blir det tydligt: utan rätt kontext, datakvalitet och arbetssätt spelar tekniken mindre roll.

Under denna programpunkt får du konkreta insikter om:

- Varför informationsstruktur och kontext är avgörande för AI-resultat

- Vilka problem som uppstår i praktiken – och hur de kan hanteras

- Hur organisationer behöver arbeta med styrning, ansvar och kompetens

- Vad som krävs för att gå från pilot till verklig nytta

Detta är inte en teknisk genomgång – utan en praktisk och ärlig bild av vad som krävs för att lyckas med AI i en verksamhetskontext.

Så lägger vi grunden för en regelrätt informationsförvaltning

Informationssäkerhet, dataskydd, e-arkivering, AI och ökade krav på krisberedskap står högt på agendan i de flesta organisationer. Samtidigt hamnar den grundläggande informationshanteringen ofta i skymundan – trots att det är just där allt börjar.

Utan en tydlig bild av vilken information som hanteras, hur den används och var den finns, blir informationsklassning en gissning. Det försvårar både e-arkivering och möjligheten att återskapa information i ett krisläge.

Så hur gör man i praktiken – när resurserna är begränsade och mandatet ofta är svagt?

Rättsmedicinalverket befinner sig mitt i en omfattande utveckling av sin informationsförvaltning. I detta arbete tillämpar dem metoden LOTSA – en processtyrd modell för att identifiera och kartlägga informationsflöden.

Under denna programpunkt får du:

- konkreta arbetssätt för att inventera och kartlägga information

- insikter i hur du skapar en stabil grund för informationsklassning och e-arkiv

- exempel på hur processbaserad informationshantering förenklar diarieföring

- erfarenheter av att driva förändring i en komplex och lagstyrd verksamhet

Du får ta del av ett praktiskt case som visar hur samarbete över organisatoriska gränser kan skapa bättre struktur, högre informationssäkerhet och en mer hållbar informationsförvaltning.